由于工作模式、技術手段、工作習慣等多重因素的制約，如今，很多出版社仍采用傳統(tǒng)“紙稿加工”的工作模式，存在很多亟須解決的問題：整體流程上，圖書生產(chǎn)過程涉及大量人工抄謄環(huán)節(jié)和核紅內(nèi)容，重復勞動多、流轉效率低;生產(chǎn)協(xié)作上，管理者不能及時獲知生產(chǎn)進度，編校人員不能隨時了解他人工作進展，相互間無法進行高效協(xié)同。尤其是新冠疫情發(fā)生以來，線上辦公需求大大增加，這對依賴于線下集中辦公才能保證的出版效率、出版周期帶來了極大挑戰(zhàn)。

傳統(tǒng)稿件的編輯加工、校對都是在紙樣上進行的。書稿編校過程中很重要的一點是“核紅”?！昂思t”主要指的是人工“校異同”，用于核對、校正校樣中是否存在未改或錯改的內(nèi)容。編審流程中，一、二、三審及作者確認要求用不同顏色的筆進行標注，幾個環(huán)節(jié)積累的不同審次的筆跡混在一起難以辨認，人工核紅的工作量大、工作內(nèi)容繁瑣、流轉周期也比較長。

通過協(xié)同編纂系統(tǒng)實現(xiàn)編輯流程“無紙化”，編輯人員通過軟件就可以“自行修改”發(fā)現(xiàn)的錯誤，自己保證了內(nèi)容的正確性，再通過技術手段無損地帶入到排版軟件里，無需后續(xù)環(huán)節(jié)再安排他人進行核對。這相當于省略了“校異同”環(huán)節(jié)，有效減少、甚至消滅了人工核紅的工作量。由此，系統(tǒng)幫助編校人員從復雜繁瑣的工作中解放出來，讓他們更加關注內(nèi)容本身的專業(yè)性錯誤，將精力放在更有價值的“校是非”環(huán)節(jié)。系統(tǒng)在保證出版物質(zhì)量的同時，還極大的提高了出版效率、縮短了出版周期。

東北財經(jīng)大學出版社從2015年即開始嘗試優(yōu)化編校流程，由編輯人員自己修改稿件錯誤、不再交由排版人員抄謄。近年來，逐步在全社普及了基于“方正協(xié)同編纂系統(tǒng)”的數(shù)字化生產(chǎn)方式，整個圖書出版流程所涉及的全部工作人員（包括社長、總編等領導）除了在必要的個別與印制相關的環(huán)節(jié)保留紙稿操作之外，其他工作均在電腦上操作——

東北財經(jīng)大學出版社采用數(shù)字化的出版新流程后，圖書生產(chǎn)周期與之前相比，出版周期縮短了1/3的時間，同時，內(nèi)部質(zhì)檢部門核驗的圖書差錯率平均降低了萬分之0.3。

協(xié)同編纂系統(tǒng)支持“多人協(xié)同”進行稿件審核，工作參與者可以及時快速了解前序環(huán)節(jié)的處理意見和審核信息，降低溝通成本。各個角色的人員，無論身在何處都無需來回郵寄紙稿，只要有網(wǎng)絡，人人都可以通過平臺查詢、編輯、流轉與本人相關的任務，相互間的協(xié)同和交流更方便，實現(xiàn)了“人在家中坐，工作任流轉”的遠程辦公、協(xié)同交流的工作狀態(tài)。

在本次新冠疫情期間，位于湖北省武漢市的華中科技大學出版社的工作開展受到很大影響，編輯人員很多時候無法到社里辦公。協(xié)同編纂系統(tǒng)的采用，解決了華科社的燃眉之急，編、校、排人員通過系統(tǒng)以數(shù)字化的方式進行遠程工作，保障了在編圖書的按期出版。

編輯人員使用系統(tǒng)提供的系列工具即可由系統(tǒng)智能化地對編審過程進行記錄，可以將稿件內(nèi)容的變化、版本的發(fā)展過程、稿件的流轉步驟等數(shù)據(jù)和信息進行自動采集，這就擺脫了傳統(tǒng)意義上的意見填寫、總結填報等煩瑣程序，解放了生產(chǎn)力。

系統(tǒng)在采集的基礎上進行數(shù)據(jù)分析和匯總，形成各類報表和各維度的統(tǒng)計分析結果，從而給領導的管理決策及編輯自身工作的開展提供依據(jù)，使得出版社的領導及管理部門能夠實時掌握選題的編審進展和中間發(fā)現(xiàn)的問題。

協(xié)同編纂系統(tǒng)支持對生產(chǎn)任務信息、過程版本數(shù)據(jù)進行數(shù)字化存儲和管理，成為銜接稿件編審、排版服務、內(nèi)容校對、成品付型等專業(yè)化服務的橋梁，支持各模塊之間的無縫銜接。

系統(tǒng)支持開放的數(shù)據(jù)和技術接口交換體系，支持與ERP系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)的銜接，有助于打破各系統(tǒng)間出版數(shù)據(jù)互不聯(lián)通的頑疾。

中國電力出版社全面打通了協(xié)同編纂系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)、印制系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流和信息流，在圖書生產(chǎn)的全過程中形成了可動態(tài)流轉的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)集成融合了幾個系統(tǒng)的專業(yè)功能，形成了一體化的圖書出版整體解決方案。

打通數(shù)據(jù)流和信息流